Prioteringsmatrix personlig effektivitet trine kolding

Trine Kolding - tidsekspert– og din kur mod uoverskuelige arbejdsdage!

Mangler du fokus i din arbejdsdag, savner du en kalender med plads til personlig udvikling, og er tanken om at finde tid til ferie lidt stressende? Så har tidsoptimeringseksperten Trine Kolding et effektivt værktøj, du skal lære at bruge – en prioriteringsmatrix.

Det handler tid. De fleste af os drømmer om lidt mere tid, men døgnet som bekendt kun har 24 timer, er den “nemmeste” løsning faktisk at lære at prioriter vores tid bedre – kort sagt at lære at bruge den tid vi har mere effektivt. Det er Trine Kolding ekspert i. Hun kender alle de værktøjer, som giver dig overblik, overskud og en mere effektiv arbejdsdag.

Et af hendes favoritværktøjer er prioriteringsmatrixen. Matrixen hjælper dig til at fokusere på dine mål, og giver dig en effektiv arbejdsdag – hver dag.

Prioriteringsmatrix – lær at prioritere tid til alt det sjove

Igennem årene har jeg afprøvet mange værktøjer til øget effektivitet og bedre tidsstyring. En prioriteringsmatrix er en af mine personlige favoritter. Matrixen hjælper mig til at holde styr på mine opgaver, samtidig med at jeg har målene for øje. Den er i særlig grad god til at udfordre den omsiggribende hasterkultur, som truer med at fjerne din sidste rest af koncentration og uforstyrret tid.

Der er to ting, du skal vide for at kunne bruge matrixen optimalt:

  • Definitionen på ”vigtig” er, at opgaven eller aktiviteten bidrager til dine mål
  • Hasteraktiviteter kræver din opmærksomhed nu og her

Vigtige opgaver

Kender du dine mål? Har du et klart billede af, hvad der bliver forventet af dig på arbejdspladsen? Det er praktisk talt umuligt at prioritere tid, hvis vi ikke har et klart billede af mål og forventninger. Så hvis du er den mindste smule i tvivl om målene, så er det nu, du skal afstemme forventninger med din nærmeste leder.

Hvad haster egentligt?

Har du lagt mærke til, at der er gået inflation i hasterbegrebet? Alting haster i dag. Vi er blevet så vant til, at opgaven skal løses med det samme eller ASAP (As Soon As Possible), at vi ikke længere sætter spørgsmålstegn ved deadlines. Men det er altså ikke alle hasteopgaver, der reelt haster så meget, som de giver sig ud for. Væn dig til at spørge opgavestilleren: ”Hvornår skal du rent faktisk bruge det?” Og stil også selv krav om realistiske deadlines. Det hjælper også med at prioritere tid til det der rent faktisk bringer dig mod dit eller jeres mål.

De fire kvadranter

Prioteringsmatrix personlig effektivitet trine kolding
Download som PDF her:

Hovedreglen er, at du skal bruge tiden på kvadrant 1 og 2-opgaver. Dine daglige drifts- og personaleledelsesopgaver ligger i kvadrant 1, og det er fint at bruge tid i denne kvadrant. Dog skal du være opmærksom på ikke at bruge for meget tid her. Du risikerer at miste overblikket, når du hele tiden har travlt med hasteopgaver.

Udfordringen er at tage sig tid til at komme over i kvadrant 2. Ingen kommer og forærer dig tid til at være på forkant! Du må selv skabe den. Hvis du vil have noget gjort, så tag dig tid til det. Jo mere tid du bruger i kvadrant 2, jo mere kan du være på forkant og skabe tid til udvikling, personaleledelse, og hvad du ellers savner tid til.

Find tiden i kvadrant 3 og 4

Som led i at prioritere kvadrant 2-opgaverne kan du med fordel gå på jagt efter de tidsbesparende muligheder. Dem finder du i kvadrant 3 og 4. Her har de fleste af os aktiviteter og opgaver, som vi ikke bør prioritere tid til – altså ting vi faktisk ikke bør gøre. Hvor ofte deltager du eksempelvis i møder, du ikke kan se formålet med?

Prøv næste gang at spørge mødeindkalder, hvorfor du er indkaldt, og hvad du forventes at skulle bidrage med? Mange møder er ”Vi plejer”-møder. Måske er det tid til nye vaner? Tid til at prioritere tid til det der bringer jer i den retning i drømmer om.

Relevante overvejelser

  • Hvordan fordeler din tid sig i mellem de fire kvadranter?
  • Går din tid med vigtige opgaver eller hasteopgaver?
  • Er du tilfreds med tidsfordelingen, som den er nu?
  • Hvad bruger du for meget tid på?
  • Hvad bruger du for lidt tid på?
  • Hvordan kan du øge dit kvadrant 2-fokus?
  • Hvordan kan du skabe mere tid til udvikling og fordybelse?
  • Hvad præcist afholder dig fra at nå det, du har planlagt?
  • Hvad er én ting, du kan gøre anderledes allerede i morgen?

Hvorfor bruge tid på at prioritere?

Prioriteringsmatrixen er et af mine favoritværktøjer, fordi den hjælper mig til at fokusere på mine mål. Matrixen holder mig på sporet, fordi den minder mig om, at jeg skal bruge min tid på de aktiviteter, der bringer mig i mål, og at jeg skal være kritisk og selektiv, når jeg står over for nye opgaver. Når jeg bruger matrixen, kommer jeg på forkant med opgaverne og bruger min tid effektivt.

 

Vil du have en effektiv arbejdsdag – hver dag?

Så skal du hilse på tidsekspert Dorthe Rindbo. på kursus med Trine Kolding! Her lærer du at fokusere dit arbejde, sætte tempoet ned og samtidig få has på bunkerne.

Vejen frem er konkrete teknikker og effektive værktøjer. Kursets form giver dig indsigt i de værktøjer Trine selv bruger, og sammen med de øvrige kursister øver du dig i at blive mere fokuseret – allerede fra dag et.

Det er teknikker og værktøjer alle kan lære, og Trine Kolding er Danmarks bedste til at lære dig dem.

Jeg holder i år åbne kurser med Trine som underviser både i Aarhus og København. Du kan læse meget mere om kurserne her

Men skynd dig – der er nemlig kun 8 pladser på hvert kursus – så får du nemlig allermest ud af det!

Læs mere om kurset her

Trine Kolding – Brug tiden klogt

Få tid til mere i din hverdag - med Trine Koldings kursus i Personlig effektivitetTrine Kolding er ekspert i effektivitet og planlægning. Hun brænder for at udbrede kendskabet til, hvordan vi alle sammen kan udnytte vores tid bedre.

Som tvillingemor, direktør og forfatter kender Trine Kolding alle udfordringer med at få hverdagens tidskabale til at gå op. Hun har i 13 år undervist og rådgivet travle ledere og medarbejdere i, hvordan de får det optimale ud af deres tid.

Sideløbende har hun skrevet fire anmelderroste bøger om emnet og er i dag mediernes foretrukne ekspert på område.

Hvis du vil læse meget mere om, hvordan Trine Kolding hjælper dig til at løse tidskabalen, så besøg hendes hjemmeside her: http://trinekolding.dk

 

Er du blevet nysgerrig på tidsoptimering generelt, bør du se nærmere på mine kurser i Personlig effektivitet, som netop afholdes i samarbejde med Trine Kolding. Du finder dem her.

–> Husk også at tilmelde dig nyhedsbrevet, hvor du får GRATIS tips og tricks til at nå dine mål, arbejde med din personlige effektivitet og få en worklifebalance, der passer lige til dig. Tilmeld dig her. 

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.