Når et nyt år skydes i gang er det altid højsæson for nye projekter, der søsættes med stor optimisme. Det mærker vi både for os selv i PE3A BusinessAntropologi, og vi mærker det ude hos kunderne. Desværre kommer projekter ikke altid lige så stærkt i mål, som de kom fra start.

Det skyldes både, at vi som mennesker er forskellige – nogle er gode til at få masser af ideer, til at gå i gang med et nyt projekt. Andre er bedst til det “rugbrødsarbejde” der ligger undervejs, når planen er lavet. Og endnu andre er bedst til at sørge for at målet bliver fulgt til dørs og afsluttet.

Derfor kan det være en udfordring, hvis dem der får de gode ideer, også er dem der skal stå for at få projektet gennemført. Og omvendt kan det være en udfordring, hvis dem der er gode til at gennemføre projekter ikke får hjælp af dem med de gode ideer og lysten til at sætte noget nyt igang, fordi der så aldrig ville ske en udvikling af produkter, af organisationen eller af den enkelte medarbejder.

Vi ser dog mest førstnævnte tendens. Altså at dem der får en pokkers masser ideer indimellem halter med at få gennemført projekterne. Enten fordi de ikke har allieret sig med nogle der har den slags kompetencer, eller fordi de slet og ret ikke har set behovet for det.

Derfor får du her en guide med masser af værktøjer, metoder og praktiske tips, der får dit næste projekt hele vejen til målet.

I artiklen har vi brugt en række ord, som bliver brugt på mange forskellige måder fra arbejdsplads til arbejdsplads. For at vi er helt enige om, hvad vi taler om, så har vi uddybet vores definition og forståelse af ordene projekt og projektledelse fra starten af.

Hvad er et projekt?

Den korte definition af ordet projekt er:
”En enkelt opgave, der i tid og omfang er begrænset og drives frem af en gruppe mennesker.”
Projektopgaver bliver brugt mere og mere i virksomheder, hvor de i større eller mindre grad understøttes af professionelle tilgange og værktøjer, som eksempelvis Scrum, LEAN og Prince2.

Projektarbejdet er en svær disciplin at mestre, fordi den kræver, at du allerede fra projektets start kender de overordnede linjer, udfordringerne undervejs og de forskellige behov for ressourcer, du får på vejen. Det er også derfor, at mange projekter desværre fejler, når de:

  • Overskrider tidsplanen
  • Bryder budgettet
  • Kuldsejler

I artiklen her viser vi dig, hvordan du med principperne fra nogle af de stærkeste projektledelsesmetoder, krydret med vores praktiske erfaring og gratis online værktøjer, kommer godt fra start og hele vejen i mål med dit næste projekt.

Hvad er projektledelse?

Projektledelse er selve den øvelse at få projektet sikkert i mål med de tilgængelige ressourcer, der er sat til den planlagte opgave i form af medarbejdere, tid og økonomisk råderum. Projektledelse er en svær disciplin, fordi du både står for alt det praktiske i forbindelse med projektplanlægning, og samtidig skal holde motivationen høj blandt alle, der er involveret i projektet.

Kom godt fra start med dit næste projekt!

Projektledelse er en hård disciplin, hvor du skal styre ressourcerne sikkert fra A til B, samtidig med at alle involverede lige fra kolleger til chefer skal holdes i højt humør. Så hvad kan du gøre lige nu, hvor du skal sætte et projekt i søen, chefen er klar til at se den forkromede plan, og du måske er lidt nervøs for, om du kommer helskindet i mål?

Du læser selvfølgelig med her, hvor vi viser dig, hvordan du med planlægning, målsætning og masser af løbende opfølgning kommer sikkert i mål med dit projekt.

Hvordan styrer du projektet sikkert i mål?

Hvis du googler projektledelse, så tager det kun 0,36 sekunder at finde 1.130.000 resultater, der tilbyder dig alt lige fra Masteruddannelser i projektledelse til Prince2 certificeringer i projektledelse. Desværre svarer de ikke rigtig på, hvad du kan gøre allerede i dag, for at dit projekt kommer sikkert i mål. Det gør vi, og hvis du læser med her, så får du værktøjer, der:

  • gør dig glad, fordi du har mere overskud i projektet
  • gør dine kollegaer glade, fordi de har et bedre overblik i projektet
  • gør din chef glad, fordi du holder tidsplanen og budgettet

Det, du skal fokusere på, er en klar målsætning, god planlægning og masser af opfølgning. Så skal du nok komme i mål som projektleder.

Sæt klare mål for projektet

Et af de vigtigste fundamenter for et vellykket projekt er dit mål. Et klart mål, som alle deltagere i projektet forstår, skaber en retning i projektet. Her kan du med fordel bruge SMART modellen, der er et stærkt værktøj til at sætte klare og effektive mål – også når du ikke arbejder med projektledelse!

SMART modellen er fem krav til dit mål, der siger, at dit mål skal være:

  • Specifikt
  • Målbart
  • Attraktivt
  • Realistisk
  • Tidsbestemt

Det er et værktøj, vi bruger meget i PE3A BusinessAntropologi, og som vi med stor succes lærer videre til vores kunder. Derfor har vi også udviklet et gratis online værktøj, der hjælper dig gennem processen med at sætte et godt mål, som vi kalder SMART MÅL GENERATOREN. Den er helt gratis at bruge, bare klik her!

Dér kan du også læse meget mere om SMART Modellen.

Planlægning er nøglen i projektledelse

Når du kender SMART målet for dit projekt, så har du også en vigtig detalje fuldstændig på plads: Projektets deadline.

Men hvordan er det lige, at du så når den deadline? Dit mål er selvfølgelig realistisk, men der kan opstå mange forhindringer på vejen, så det er vigtigt med en god plan. Og det er faktisk ikke så svært, som du måske frygter. Her får du en metode, som kan bruges på både store og små projekter.

Tre-trins-planlægning – effektivt og simpelt

Okay, nu får du en metode, der giver dig en god plan, skrevet direkte ind i kalenderen med deadlines og det hele. Metoden er delt op i tre trin, som gør planlægningsarbejdet mere overskueligt.

Du skal bruge:

  • Post-it notes, gerne store og i mange forskellige farver
  • En tydelig tusch
  • En stor hvid væg, tavle eller anden overflade, hvor du kan hænge post-it notes på
  • En kalender

1. trin: Hvad skal laves?
Så er det tid til at gå i gang med projektplanlægningen. Find post-it notes og tusch frem og gennemgå så projektet: Hvad skal laves? Det er lige meget, hvornår det skal laves. I første omgang skal du bare tømme hovedet. Skriv alt ned. Lige fra de små ting, der måske kun tager en halv time, til de store opgaver, der kan tage flere dage.

Der må kun være én opgave pr. post-it note. Det er meget vigtigt. Hvis du tror, at en opgave kan deles op i mindre opgaver, så gør det. Jo flere små dele, jo lettere bliver det faktisk at planlægge. Det handler nemlig om, at du får brudt projektet op i en masse små overskuelige bidder.

Når du har skrevet alt ned, du overhovedet kan komme i tanke om, så tager du bunken af små farvede sedler og begynder at tilføje følgende:

  • Handling
    • En handlingsorienteret opgave starter med en ordre (det du også kender som bydeform): Ring, skriv, hent osv.
  • Tidsestimat
    • Et godt tidsestimat er et realistisk tidsestimat. Du har ikke brug for yderligere pres, eller alt for mange medarbejdere, der ikke laver noget.
    • Du skal regne med, at du reelt bruger dobbelt så lang tid på en opgave, som du regner med, at den vil tage. Gang derfor altid med to, når du laver et tidsestimat. Og derefter skal du stadig sørge for kun at booke 60 % af din tid, så der altid er plads til alt det uforudsete.

Hvad er vigtigst?

Nu er det tid til at prioritere alle dine små lapper. Det kan du gøre ved at give dem alle et nummer mellem 1 og 3, hvor tallene betyder følgende:

  1. Skal afklares hurtigst muligt
  2. Løbende produktion i projektperioden
  3. Skal laves, men ingen vigtig deadline

Find din kalender frem

Om du har din papirkalender mellem hænderne, eller om du har den på computerskærmen er lige meget. Det vigtigste er, at du bruger en kalender, som du kender godt.

Det første du skriver ind er projektets Deadline!

Herefter skriver du alle 1’erne ind. De skal afklares hurtigst muligt, for at du kommer godt i gang med projektet, så der er ingen grund til, at du ikke bare får det ud af verden. Og så skal 2’erne planlægges.

Her skal du enten selv besidde den faglige ekspertise eller rådføre dig med andre, for nu gælder det om at holde tungen lige i munden, så du får planlagt et forløb, hvor alting kommer i den rigtige rækkefølge. Du kan eksempelvis ikke læse korrektur, før du har skrevet teksten (hvis vi sådan skal skære det ud i pap).

Men når du har alle opgaverne inde i din kalender, så ved du også, hvor du har lidt ekstra tid at løbe på. Projektplanlægning kan blive meget præcis, men er altid kun et estimat. Det skal altid være dit bedste bud, selvom det er et gæt, hvis du planlægger ét år ud i fremtiden. Det er derfor vi også kalder det for et guestimate.

Til sidst laver du en to-do liste med alle 3’erne. Den hænger du op i kontoret, smider på intranettet eller laver som en fælles online to-do liste (eksempelvis Wunderlist). Så kan alle plukke af opgaverne her, hvis de har tid til overs.

Og når du planlægger så husk lige: Forskning viser, at vi som minimum skal have 40 % af vores tid fri til uforudsete opgaver. Så hvis du planlægger din kalender 100 %, så kommer du næsten med garanti bagefter.

Husk opfølgning, status og evaluering

Det vigtigste er, at du som projektleder har et løbende overblik. Grundlæggende skal du bare vide, om I er foran eller bagefter planen, men lidt i indsigt i hvor det kører fast, hvilke udfordringer folk kæmper med og hvad der bare glider afsted gør dig til en meget bedre projektleder.

Derfor sørger du selvfølgelig for med faste intervaller at få statusrapporter fra alle, der er en del af projektet.

En effektiv måde at lave opfølgning er med vores ugentlige statusrapport, som du kvit og frit henter her.

Det er forskelligt, hvor ofte projektledere laver status og evaluerer processen, men det er vores erfaring, at den tid du bruger på det, er godt givet ud. Så det kan ikke betale sig at springe over, fordi du synes, at I har travlt. Det får I kun mere travlt af.

Løbende status har også en positiv effekt for dine kollegaer, fordi de får luft for frustrationer, nye idéer og andet, der er vigtigt for projektet. Og du bruger det selvfølgelig til at holde din chef glad med en løbende tilbagemelding på projektet.

Effektiv brandslukning

Det sker for alle, og en dag sker det sikkert også for dig: Projektet kører af sporet. Jo bedre I er til at lave status, jo hurtigere opdager I udfordringerne. Men når det er gået galt, så er det vigtigt, at du griber det rigtigt an.

Hvad er de typiske ting, der går galt i et projekt:

  • Budgettet braser sammen
  • Tidsplanen skrider
  • Målet bliver ændret undervejs, eller det oprindelige mål var ikke skarpt nok

Det kan være alt fra sygdom til uforudsete ledelsesbeslutninger, der sætter dit projekt under pres.
Ivækst.dk har skrevet en god artikel, der belyser seks handlingsorienterede løsninger, du kan bruge, når projektet begynder at skride ud i svinget. Dem kan du læse her.

Gratis værktøjer til projektledelse

I artiklen her har vi givet dig en række gratis værktøjer, der gør projektledelse og projektplanlægning lettere. Nu hvor du har travlt med at planlægge, så skal du ikke bruge tid på at rulle teksten igennem en gang til for at finde de gode værktøjer, du klikker bare på et link herunder, så åbner det automatisk i et nyt vindue.

SMART modellen til projektmål

Projektstatusskabelon

Hvad er din største udfordring med projektledelse?

Vi vil gerne gøre vores artikler så hjælpsomme, som det er muligt for os, derfor vil vi også opfordre dig til at skrive dine spørgsmål, udfordringer og kommentarer til os her, eller via info@pe3a.dk, så er vi klar til at give dig svar.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.